Door de coronacrisis werken veel mensen vanuit huis. Daar zijn kosten aan verbonden. Jeroen van Boekel, werkzaam bij de vestigingen Uden en Heesch, heeft zich verdiept in de belastingvrije vergoedingen van deze kosten. In hoeverre mag en kun je onbelaste vergoedingen geven?
Je kunt voor de werkplek thuis meestal geen onbelaste vergoedingen geven. Dit is alleen anders als de werkplek zelfstandig is. Dit wil zeggen: de werkplek moet een eigen ingang hebben en eigen sanitair, én je moet de werkplek van de medewerker huren. Alleen in die laatste gevallen kun je onbelast vergoedingen geven, zoals voor energie, en mag je bijvoorbeeld onbelast een bureau ter beschikking stellen.
Computerapparatuur, zoals laptops, printers en dergelijke, en mobiele communicatiemiddelen, zoals een smartphone, kun je belastingvrij vergoeden of verstrekken als deze naar jouw mening nodig zijn voor het thuis goed kunnen uitvoeren van de functie. Ook een internetabonnement valt hieronder.
Let op! Bij een abonnement met meerdere voorzieningen, zoals voor tv, moet je een redelijke schatting maken van de kosten die je aan het internetabonnement kunt toerekenen. Alleen dit deel kun je namelijk onbelast vergoeden.
Bij medewerkers die verplicht thuis moeten werken, zal in de regel weinig discussie bestaan over de noodzakelijkheid van een laptop en dergelijke. Niet-noodzakelijke hulpmiddelen zijn bovendien ook vrijgesteld als de medewerker deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
Vergoed je iets of stel je iets ter beschikking wat niet noodzakelijk is, dan is dit in beginsel belast bij je medewerker. Maar je kunt dit ook onderbrengen in de werkkostenregeling, zodat het onbelast blijft. Alleen als je dit jaar over de vrije ruimte heen schiet, betaal je als werkgever 80% eindheffing.
Let op! De vrije ruimte is dit jaar verhoogd naar 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,2% over het meerdere van de loonsom.
Als jouw medewerkers na de coronacrisis niet meer thuis hoeven te werken, dienen ze ter beschikking gestelde pc’s en dergelijke weer aan jou terug te geven of in privé over te nemen en jou hier een redelijke vergoeding voor te betalen.
Heb je vragen over de mogelijke vergoedingen voor thuiswerkers, neem dan contact met je bedrijfsadviseur van OOvB op.
Terug
