Mariëlle te Lindert, jurist bij de vestiging Uden, maakt werkgevers erop attent hoe belangrijk het is om een compleet personeelsdossier op te bouwen van werknemers. Je gaat er niet vanuit, maar als een werknemer niet naar behoren functioneert dan moet je dit kunnen aantonen zodat er stappen ondernomen kunnen worden.
In dit artikel zetten wij uiteen wat je kunt doen bij een disfunctionerende werknemer en welke stappen daarbij van belang zijn.
Zorg voor een compleet en schriftelijk personeelsdossier van je werknemers. Dit begint al bij de indiensttreding. In het personeelsdossier worden alle belangrijke documenten bewaard, zoals de arbeidsovereenkomst, de functieomschrijving, wijzigingen ten opzichte van arbeidstijd of salaris, schriftelijke communicatie met de werknemer en verslagen van functionerings- en/of beoordelingsgesprekken.
De functieomschrijving is een belangrijk document, want hierin liggen de taken en verantwoordelijkheden van de werknemer vast. Bij disfunctioneren zal aan de hand van de functieomschrijving onderbouwd moeten worden op welke punten de werknemer niet voldoet. Houd daarom de functieomschrijving concreet en up-to-date.
Als de prestaties van de werknemer achterblijven is het belangrijk om hierover het gesprek aan te gaan. Gebruik hiervoor de functieomschrijving als handvat en benoem zo concreet mogelijk op welke punten de werknemer niet (voldoende) functioneert en geef voorbeelden.
Een goed personeelsdossier bevat ook schriftelijke verslagen van gevoerde gesprekken. Voer minimaal één keer per jaar een beoordelingsgesprek dat schriftelijk wordt vastgelegd en ondertekend. Juist indien de werknemer niet goed functioneert is het belangrijk om verslagen van de gesprekken te maken waarin de geconstateerde tekortkomingen en de gemaakte afspraken over verbetering staan. Deze verslagen worden ook aan de werknemer aangereikt en bij voorkeur voor akkoord ondertekend. Een tip is om hiervoor met een standaard model te werken.
Maak met de werknemer een verbeterplan waarin concreet de doelen worden vastgelegd. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de SMART-methode; specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Leg in dit verbeterplan ook vast op welke wijze de werknemer wordt ondersteund bij het realiseren van de doelen. Bijvoorbeeld door coaching of scholing. Spreek daarbij ook de termijn af waarbinnen de verbetering moet plaatsvinden. In de regel kan uitgegaan worden van een termijn van drie tot zes maanden. Benoem tegelijkertijd de consequenties van het niet behalen van de doelen, zoals herplaatsing of als dit niet mogelijk is de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Na het opstellen van het verbeterplan komt de uitvoering. Het is verstandig om periodiek –bijvoorbeeld tweewekelijks – de voortgang van het verbetertraject te evalueren. Benoem hierin alle doelen, de voortgang en of ze behaald zijn of niet. Ook hier is het zaak om zo concreet mogelijk te zijn. Het verbetertraject wordt afgesloten met een eindevaluatie. Op dat moment leg je vast of de doelen al dan niet zijn behaald en wat de consequentie hiervan is.
Heb je hierover vragen of bestaat behoefte aan overleg? De juristen van OOvB hebben veel ervaring in het begeleiden van disfunctioneringstrajecten en helpen je graag verder.
