Het jaar 2022 is bijna voorbij. Wellicht een moment om voor afloop van het kalenderjaar te kijken of er nog ongebruikte vrije ruimte werkkostenregeling 2022 over is? Dorina van Rijswick, salarisadministrateur, vertelt in de wekelijkse OOvB-blog hoe je de ongebruikte vrije ruimte werkkostenregeling 2022 nog zou kunnen besteden. En over de verruiming van de werkkostenregeling in 2023.
Met de werkkostenregeling kun je als werkgever zelf bepalen wat je onbelast aan je werknemers vergoedt, geeft of ter beschikking stelt. Denk hier bijvoorbeeld aan cadeaubonnen, kerstpakketten etc.
In het jaar 2022 is de vrij besteedbare ruimte 1,7% over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom en 1,18% voor het bedrag van het totale fiscale loon boven de € 400.000. Komt het bedrag dat je onbelast besteedt of verstrekt, boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet je over het gedeelte welke boven de grens komt, 80% eindheffing betalen.
Voor de juiste toepassing van de werkkostenregeling is het van belang dat je eerst in kaart brengt welke vergoedingen en verstrekkingen je in het betreffende belastingjaar aan de werknemers hebt vergoed of verstrekt. Beoordeel of deze kosten ten laste van de vrij besteedbare ruimte komen. Je dient dus in kaart te brengen welke vergoedingen en verstrekkingen via de salarisadministratie in mindering zijn gebracht op de vrije ruimte. Hiervoor kun je het overzicht “werkkostenregeling” in het portaal van de salarisadministratie raadplegen. Ook dien je de vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers vanuit de financiële administratie in mindering te brengen op de vrije ruimte.
Naast de grens van de vrije ruimte, kent de werkkostenregeling nog een belangrijke beperking: de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je in de administratie aanwijst als werkkosten, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst heeft aangegeven dat zij vergoedingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar gebruikelijk vindt (de zogenoemde doelmatigheidsgrens).
Elke werkgever moet zijn eigen Werkkostenregeling-administratie voeren, elke werkgever heeft dan zijn eigen vrije ruimte. Als er meerdere werkgevers zijn binnen een organisatie, dan kun je onder voorwaarden gebruikmaken van de concernregeling. Het concern kan dan de vrije ruimte van alle organisaties bij elkaar optellen zodat een collectieve vrije ruimte ontstaat.
Voor het jaar 2023 wordt de vrije ruimte werkkostenregeling verruimd:
- Over de eerste € 400.000 van het totale fiscale loonsom is de vrije ruimte 3% en 1,18% over het meerdere boven de € 400.000.
Het kan om deze reden misschien interessant zijn om bepaalde verstrekkingen of vergoedingen uit te stellen naar het jaar 2023.
Heb je vragen over de toepassing vrije ruimte werkkostenregeling? Neem gerust contact op met onze OOvB Salarisdesk. Wij helpen je graag verder.
Terug
