Bewaarplicht. Hoe zit het ook alweer? Welke administratie moet je bewaren en welke kun je met een gerust hart weggooien of deleten van je verschillende gegevensdragers?
Ruud Janssen, Register Belastingadviseur, zet het nog eens allemaal op een rijtje in de wekelijkse OOvB-blog.
In de wet is bepaald dat jij als ondernemer een administratie, ingericht naar de eisen van je bedrijf, dient te voeren en te bewaren. Uit deze administratie moeten vervolgens te allen tijde de fiscale rechten en verplichtingen en alle overige fiscaal van belang zijnde gegevens van je bedrijf blijken.
Laten we nu, zo tegen het einde van het jaar weer eens kijken naar die bewaarplicht. In de wet is, met enkele uitzonderingen, bepaald dat jij als administratieplichtige (zeg maar ondernemer) jouw administratie zeven jaren dient te bewaren. Voor enkele zaken (met name rondom vastgoed en gebruik en verhuur) maar ook van uit specifieke beroeps-eigen regels gelden soms langere termijnen. Als particulier heb je geen wettelijke bewaarplicht.
Het kan echter geen kwaad om zaken rondom, met name, een aftrekpost enige tijd te bewaren.
Vervolgens meldt de wet dat je de op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, mits juist en volledig, mag overbrengen op een andere gegevensdrager. De papieren balans en de staat van baten en lasten (zeg maar de jaarrekening), zo zegt de wetgever, is echter van dit recht om te worden omgezet uitgezonderd. Als je jouw administratie omzet naar een andere gegevensdrager, het gaat hier in wezen en met name om het digitaliseren van papieren administraties, rust op jou als ondernemer de plicht om er gedurende de gehele bewaartermijn voor te zorgen dat de gegevensdrager binnen een redelijke termijn leesbaar is. Je dient er dus voor te zorgen dat “oude systemen in de lucht blijven” en niet geheel worden afgesloten als je over gaat naar een ander systeem, de cloud of andere hardware. De controle van jouw administratie door de belastingdienst moet namelijk binnen een redelijke termijn mogelijk zijn.
Met name bij systemen waar je afhankelijk bent van derde-partijen is waakzaamheid geboden. Bij bijvoorbeeld internetbankieren en de daarmee samenhangende transactieoverzichten zul je moeten blijven volgen dat deze gegevens zeven jaren online te benaderen zijn. Lukt dit niet dan zul je voor papieren, gedownloade, afschriften moeten zorgen waarbij het zaak is dat je aannemelijk kunt maken dat de juiste zaken gedownload zijn. Inzake facturen die je per e-mail ontvangt zul je er eveneens zorg voor moeten dragen dat je de authenticiteit kunt bewijzen (bewaren e-mails).
Je bewaarplicht reikt derhalve verder dan het zeven jaren “stoffig” bewaren van stapels ordners en klappers. Het vergt van jou ook een doorlopende mindset waarin je bewaakt dat alle gegevens en bescheiden in de nu snel veranderde digitale wereld toegankelijk blijven en authentiek blijven (geen wijzigingen mogelijk).
Als je wordt geconfronteerd met een boekenonderzoek is het vervolgens zaak bij aanvang reeds afspraken te maken met de controlerende ambtenaar over de wijze van digitale toegang en aanlevering van de administratie. Het zal namelijk niet vaak meer voor komen dat je aan de controleur ordners en klappers met papieren bescheiden verstrekt.
Mocht je twijfel hebben over jouw administratie, de inrichting of de wijze waarop je deze bewaart, neem dan contact op met uw adviseur bij OOvB.
Terug
